Alasan Menggunakan Perangkat Lunak Untuk Keamanan Data – Tingkat keamanan yang dibangun ke dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda menentukan seberapa aman proyek Anda nantinya. Ini mencakup integritas dan kerahasiaan data Anda, serta keamanan infrastruktur dan stabilitas jaringan Anda.
Alasan Menggunakan Perangkat Lunak Untuk Keamanan Data
eldos – Keamanan yang terlalu sedikit dapat membuka Anda terhadap peretas dan penipu. Tetapi terlalu banyak keamanan dapat membatasi tim Anda untuk mengakses informasi yang mereka butuhkan. Dalam Laporan Survei Layanan Profesional ini , 60% pemimpin setuju bahwa masalah keamanan data membuat tim mereka tidak fleksibel dan membangun hubungan pelanggan yang lebih baik.
Mencapai keseimbangan yang tepat dapat menjadi tantangan, terutama dengan meningkatnya kekhawatiran seputar keamanan siber. Menurut Laporan Investigasi Pelanggaran Data Verizon 2020 , pada tahun 2020, ada 3.950 pelanggaran data dan 157.525 insiden keamanan siber dilaporkan di 81 negara. Angka-angka ini hanya diperkirakan akan meningkat seiring berjalannya waktu.
Baca Juga : Kegunaan Serta Tutorial Penggunaan Software ManageEngine Log360
Kekhawatiran ini membuat penting bahwa Anda memilih keamanan perangkat lunak manajemen proyek yang sesuai.
Fitur utama keamanan perangkat lunak manajemen proyek
Perangkat lunak manajemen proyek terbaik menyertakan fitur keamanan yang melindungi keamanan dan integritas data Anda tanpa menyulitkan pengguna yang disetujui untuk mendapatkan akses. Pengaturan keamanan harus cukup fleksibel dan dapat disesuaikan sehingga Anda dapat menyelaraskannya dengan prosedur, proses, dan protokol keamanan perusahaan Anda, tetapi cukup kuat untuk mengatasi ancaman yang diakui industri terhadap data Anda.
Ada lima bidang keamanan yang harus Anda nilai saat memilih perangkat lunak manajemen proyek:
- Keamanan fisik
- Keamanan jaringan & sistem
- Keamanan aplikasi
- Pribadi
- Kepatuhan
- Keamanan fisik
Keamanan penyimpanan fisik mencakup di mana dan bagaimana data Anda disimpan. Negara bagian dan negara yang berbeda memiliki undang-undang kepatuhan keamanan data yang sangat spesifik. Jika Anda beroperasi di lokasi yang berbeda dengan tempat penyimpanan data Anda, undang-undang keamanan tempat Anda menyimpan data mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan atau komitmen hukum Anda kepada pelanggan.
Penting untuk menanyakan di mana perusahaan perangkat lunak manajemen proyek menyimpan datanya dan memastikan standar keamanan di fasilitas penyimpanan mutakhir dan divalidasi secara independen. Anda juga harus bertanya tentang perlindungan fisik fasilitas penyimpanan. Misalnya, apakah mereka memiliki staf keamanan 24/7, sistem cadangan daya, kontrol akses fisik, alarm asap dan kebakaran, dan sistem pengawasan digital?
Aspek lain dari keamanan fisik adalah seberapa sering data Anda dicadangkan. Jika server mogok atau terjadi pelanggaran, Anda ingin tahu bahwa data Anda tidak akan hilang.
Cari vendor perangkat lunak manajemen proyek yang menyediakan replikasi hampir real-time. Fitur ini akan memastikan data Anda dicadangkan dan tersedia di server yang aman dan tersebar secara geografis. Pencadangan penuh harus dilakukan setiap hari, dan data harus disimpan terenkripsi dalam lingkungan yang secara fisik terpisah dari server utama untuk memastikan toleransi kesalahan.
Keamanan jaringan & sistem
Prosedur perlindungan jaringan seperti pemisahan jaringan menggunakan VLAN, firewall, teknologi router, deteksi intrusi, sistem pencegahan, agregasi log terpusat, dan mekanisme peringatan harus menjadi standar untuk penyedia perangkat lunak Anda. Semua sistem ini harus diawasi oleh tim keamanan yang berdedikasi dan berpengalaman.
Anda juga menginginkan penyedia perangkat lunak manajemen proyek yang memastikan konektivitas aman, termasuk saluran aman dan skema otorisasi multi-faktor untuk personel grup operasi sistem. Tindakan pencegahan ini memungkinkan penyedia Anda untuk mencegah, mendeteksi, dan segera memulihkan dampak beberapa serangan jaringan jika memang terjadi.
Cari perangkat lunak yang memiliki proses terdokumentasi dari pembaruan rutin dan manajemen tambalan. Anda juga harus menanyakan seberapa sering vendor melakukan audit keamanan jaringan internal untuk dengan mudah menemukan dan memperbaiki bahaya. Dalam hal keamanan data, respons yang cepat dan terbukti adalah perbedaan antara bahaya dan bencana.
Uptime adalah waktu selama komputer beroperasi, artinya tidak ada fungsi utama yang tidak tersedia, dan ini adalah salah satu dari banyak cara yang berguna untuk menilai keamanan infrastruktur penyedia. Uptime yang tinggi berarti perusahaan stabil, aman, dan berpengalaman dalam memberikan layanan yang dihadapi pelanggan. Tanyakan waktu kerja vendor untuk menentukan keandalan keamanan mereka, dan cari yang memiliki catatan waktu aktif 99,9% atau lebih tinggi yang terbukti secara historis.
Keamanan aplikasi
Keamanan aplikasi mencakup semua fitur dalam aplikasi yang membantu memastikan data proyek Anda tetap aman. Fitur-fitur ini terbagi dalam lima kategori:
- Otentikasi pengguna
- Berbagi data & kontrol akses berbasis peran
- Memantau aktivitas pengguna
- Enkripsi data perangkat lunak manajemen proyek
- Aplikasi seluler
- Otentikasi pengguna
Perangkat lunak manajemen proyek yang Anda pilih harus mendukung beberapa metode autentikasi gabungan, termasuk Google OpenID, Azure, Office 365, ADFS, SSO, dan SAML2. Proses ini memungkinkan karyawan untuk mengakses perangkat lunak Anda dengan aman tanpa menggunakan login dan kata sandi kedua yang terpisah.
Fitur otentikasi lain yang harus dicari adalah pengaturan keamanan kata sandi yang dapat disesuaikan dan verifikasi 2 langkah.
Dalam pengaturan kata sandi perangkat lunak manajemen proyek Anda, Anda harus dapat menyesuaikan hal berikut:
Pengaturan kekuatan kata sandi, seperti panjang kata sandi minimum, tidak mengizinkan kata sandi untuk menyertakan nama depan atau belakang pengguna, jumlah dan jenis karakter yang digunakan, dll.
Pengaturan kedaluwarsa kata sandi menentukan seberapa sering pengguna perlu mengubah kata sandi mereka.
Pengaturan riwayat kata sandi yang menentukan seberapa sering pengguna dapat menggunakan kembali kata sandi yang sama setelah mereka membuat perubahan.
Verifikasi 2 langkah (juga disebut autentikasi dua faktor atau 2FA) memberikan lapisan keamanan tambahan pada proses masuk. Selain nama pengguna dan kata sandi, Anda harus memasukkan kode verifikasi peka waktu untuk mendapatkan akses.
Jika beberapa anggota tim Anda menggunakan aplikasi yang tidak mendukung verifikasi 2 langkah, pastikan perangkat lunak Anda mendukung penggunaan sandi satu kali . Jika tidak, pengguna tersebut akan menemukan diri mereka terkunci.
Perangkat lunak manajemen proyek Anda juga harus memungkinkan Anda menggunakan pengaturan kebijakan akses jaringan untuk menambahkan alamat IP dan subnet IP yang disetujui untuk keamanan aplikasi tambahan. Dengan mengaktifkan fitur ini, pengguna hanya dapat masuk dan mengakses perangkat lunak Anda dari lokasi tersebut. Jika Anda memiliki pengguna jarak jauh, pastikan Anda memilih alat yang memungkinkan pengguna seluler dan kolaborator lain untuk masuk dan mengakses dari alamat IP mana pun.
Berbagi data & kontrol akses berbasis peran
Berbagi data dan akses berbasis peran menentukan siapa yang dapat mengakses data apa dalam perangkat lunak manajemen proyek. Administrator proyek harus dapat menetapkan peran dan tingkat izin yang berbeda untuk setiap pengguna untuk mengontrol apa yang dapat mereka baca dan edit.
Fitur-fitur ini memungkinkan Anda mengatur pembagian selektif dalam perangkat lunak. Kemampuan ini memastikan bahwa informasi sensitif hanya dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya dan tidak semua orang yang memiliki akses perangkat lunak.
Dengan izin berbasis peran yang berbeda , Anda dapat mengelompokkan data proyek dan mengelola siapa yang melihat apa yang ada di dalam perangkat lunak. Plus, Anda dapat mengontrol bagaimana orang berinteraksi dengan sebuah proyek. Misalnya, anggota tim dapat diberikan kekuatan pengeditan penuh, hanya dapat mengubah hal-hal tertentu seperti judul, atau diizinkan untuk melihat tetapi tidak dapat mengedit.
Anda juga dapat menawarkan kemampuan pengulas tamu yang memungkinkan pemangku kepentingan eksternal untuk memberikan umpan balik dan persetujuan. Manfaatnya adalah bahwa umpan balik pada pengiriman klien dapat diberikan langsung pada dokumen, sementara Anda tetap mengontrol visibilitas dan izin pihak ketiga.
Fitur keamanan berbagi data lainnya adalah pengaturan undangan. Pengaturan undangan memungkinkan Anda mengontrol siapa yang dapat mengundang pengguna baru untuk menggunakan perangkat lunak Anda. Anda juga dapat membatasi siapa yang dapat dikirimi undangan. Misalnya, Anda dapat mewajibkan undangan memiliki domain email tertentu. Selain itu, Anda dapat menentukan jenis lisensi yang dapat diberikan pengguna saat mereka mengundang seseorang.
Baca Juga : Mengulas Tentang Aplikasi Pengelola Kata Sandi Bitwarden
Memantau aktivitas pengguna
Bahkan dengan otentikasi pengguna dan berbagi data terbatas, penting bagi Anda untuk dapat memantau apa yang terjadi di dalam perangkat lunak secara teratur. Cari perangkat lunak manajemen proyek yang menyediakan fungsi pelaporan lengkap dengan informasi aktivitas akun terbaru, termasuk peristiwa autentikasi, perubahan dalam otorisasi dan kontrol akses, folder dan tugas bersama, dan aktivitas keamanan lainnya.
Laporan akses memungkinkan Anda melihat pengguna mana yang memiliki akses ke folder, proyek, dan tugas. Mereka juga dapat menunjukkan kepada Anda tugas apa pun dengan lampiran yang telah diundang oleh pengguna tamu eksternal untuk ditinjau.