Cara Melindungi Data Anda di QuickBooks – Setelah tahun yang belum pernah terjadi sebelumnya yang baru saja kami alami, hal terakhir yang Anda butuhkan adalah data akuntansi Anda dikompromikan atau dicuri. Tidak mungkin merekonstruksi file QuickBooks Anda dari awal, dan Anda tidak bisa membiarkan peretas mencuri dana Anda.
Cara Melindungi Data Anda di QuickBooks
eldos – Ada banyak langkah yang dapat Anda ambil untuk melindungi diri dari ancaman, baik internal maupun eksternal. QuickBooks sendiri menawarkan beberapa perlindungan. Kebijakan perusahaan yang kuat juga dapat membantu melindungi dari pencurian atau perusakan data. Dan beberapa pedoman keamanan Anda seharusnya hanya menggunakan akal sehat.
Berikut adalah melihat apa yang dapat Anda lakukan.
Jaga Sistem Anda Aman
Ada banyak cara untuk melindungi data Anda dengan menjaga integritas komputer yang menjalankan QuickBooks. Beberapa melibatkan langkah yang sama yang akan Anda ambil untuk melindungi semua aplikasi dan informasi yang Anda simpan di sana. Anda harus menginstal perangkat lunak antivirus/anti-malware yang memiliki reputasi baik. Gunakan kata sandi yang kuat. Ikuti terus pembaruan sistem.
Anda dapat mengatur pembaruan otomatis di QuickBooks untuk mengunduh dan menginstal fungsionalitas baru dan perbaikan bug.
Baca Juga : Perangkat Lunak Perlindungan Data Terbaik
Pembaruan dan Cadangan
Pembaruan QuickBooks sendiri juga penting. Anda dapat memulai ini secara manual, tetapi kami menyarankan untuk menyiapkan pembaruan otomatis. Buka menu Help dan klik Update QuickBooks Desktop . Klik tab Opsi untuk mengakses alat ini.
Cadangan yang sering disimpan dengan aman adalah elemen penting lainnya dari keamanan data secara keseluruhan. Jika sistem Anda disusupi oleh penyusup, Anda harus dapat memulihkan file QuickBooks terbaru Anda saat sudah aman kembali. Buka File | Back Up Company untuk menyiapkan cadangan lokal atau online. Gunakan salah satu alat ini di penghujung hari Anda memasukkan apa pun di QuickBooks. Kami dapat membantu Anda dengan cadangan jika Anda tidak yakin bagaimana melakukannya.
Jaringan dan Smartphone
Jika Anda memiliki beberapa PC yang berjalan di jaringan, penting juga untuk menjaga kesehatan sistem itu, karena intrusi di satu stasiun kerja dapat memengaruhi semua orang. Anda dapat melakukannya dengan:
- Mencegah karyawan menjelajahi web secara berlebihan dan mengunduh perangkat lunak yang tidak perlu.
- Mendorong penanganan email yang bertanggung jawab (tidak mengklik lampiran yang tidak dikenal, tidak ada email pribadi di komputer kerja, dll.)
- Menginstal perangkat lunak pemantauan jaringan atau menyewa layanan TI terkelola yang hanya mengenakan biaya saat Anda membutuhkannya.
- Apakah karyawan Anda memiliki smartphone yang dikeluarkan perusahaan? Pastikan sistem keamanan mereka baik. Tetapkan kebijakan untuk melindungi mereka. Misalnya, beri tahu karyawan bahwa mereka tidak boleh menggunakannya di jaringan Wi-Fi publik atau memasang aplikasi pribadi di jaringan tersebut.
Kemungkinan Penipuan Internal
Tidak ada pemilik bisnis yang mengantisipasi bahwa karyawan mereka sendiri akan mencuri dari mereka. Tapi itu terjadi, dan itu bisa menyebabkan kerugian finansial yang luar biasa. Untuk meminimalkan peluang Anda menjadi korban dengan membatasi akses yang dimiliki karyawan terhadap informasi sensitif.
Pergi ke Perusahaan | Atur Pengguna dan Kata Sandi , lalu klik Atur Pengguna . Anda harus terdaftar di sana sebagai Admin . Klik Tambah Pengguna dan berikan nama pengguna dan kata sandi. Jika Anda tidak yakin berapa banyak pengguna yang didukung pada lisensi Anda atau perlu menambahkan lebih banyak, hubungi kami. Klik Berikutnya dan kemudian klik tombol di depan Area yang dipilih di QuickBooks . Klik Berikutnya lagi. Pada beberapa layar berikutnya, Anda akan menentukan akses pengguna tersebut di area termasuk Pembelian dan Hutang Usaha serta Cek dan Kartu Kredit . Saat Anda sampai di akhir panduan, klik Selesai .
Anda mungkin mempertimbangkan untuk menjalankan pemeriksaan latar belakang saat mempekerjakan seseorang yang akan memiliki akses ke QuickBooks. Ini menjadi praktik bisnis yang lebih umum.
QuickBooks menyediakan alat tambahan yang dapat membantu melacak aktivitas mencurigakan. Anda dapat melihat Jejak Audit , salah satunya. Buka Laporan | Akuntan & Pajak | Jejak Audit . Laporan ini menampilkan daftar lengkap transaksi yang telah dimasukkan dan/atau diubah. Laporan lain mungkin berguna, seperti Cek Hilang, Transaksi Dibatalkan/Dihapus , dan Pembelian Oleh Vendor .
Proses Tanpa Akhir
Sangat mudah untuk terjebak dalam pekerjaan sehari-hari menjalankan bisnis Anda sehingga Anda lupa mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menjaga data QuickBooks Anda—dan semua perangkat keras dan perangkat lunak komputer Anda—aman. Kami mengerti.
Selanjutnya, Anda mungkin berpikir bahwa Anda bukan target yang mungkin karena bisnis Anda kecil. Peretas mengandalkan Anda untuk berpikir demikian, meskipun kenyataannya Anda tidak harus menjadi perusahaan besar untuk menjadi korban kejahatan dunia maya. Apakah penjahat mendapatkan akses ke dana Anda atau tidak, mereka dapat melakukan banyak kerusakan yang pada akhirnya akan menghabiskan lebih banyak waktu dan uang daripada yang Anda kira.
Jadi tetap waspada. Keamanan harus dipertimbangkan setiap kali Anda berurusan dengan transaksi keuangan terutama di mana internet terlibat. Jika kami dapat membantu saat Anda mengatur perlindungan dan kebijakan perusahaan, beri tahu kami. Seperti biasa, kami siap menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki tentang pengoperasian QuickBooks secara umum.